Pengertian Tugas & Tanggung Jawab Admin Logistik (Logistic Administrative)

Admin Logistik (Logistic Administrative)

Pengertian Admin Logistik (Logistic Administrative)

Peralatan, konsumsi maupun transportasi merupakan bagian dari logistik. Dilihat dari asal katanya, logistic berasal dari bahasa perancis, Loger, yang artinya untuk menginapkan atau menyediakan. Dengan kata lain, logistik terkait erat dengan proses pengolahan barang yang strategis terhadap pemindahan, penyimpanan, pengadaan dan pemeliharaan barang atau peralatan.

Source Image: Careerguide.com

Sedangkan admin logistik bisa berarti seseorang atau sebuah tim yang bertanggung jawab dalam melakukan proses pengolahan barang yang strategis terhadap pemindahan, penyimpanan, pengadaan dan pemeliharaan barang atau peralatan atau upaya pencatatan maupun pengolahan yang bersifat administratif.

Fungsi Administrasi Logistik

Administrasi logistik merupakan bentuk tata usaha atau urusan pencatatan yang menekankan pada segala proses pengelolaan barang mulai dari pemindahan,penyimpanan, pengadaan dan pemeliharaan bahkan sampai dengan pada penghapusan barang-barang (habis pakai atau tahan lama) agar tercapai tujuan bersama secara lebih efektif dan efisien. Adapun fungsi dari administrasi logistic, yaitu :

• Pengadaan logistik
• Penyimpanan
• Distribusi
• Penggunaan
• Penghapusan

Skema diatas bukan sekedar menunjukkan adanya tahapan atau siklus pengolahan barang, melainkan sebuah kesatuan dari fungsi-fungsi administrasi logistic yang saling berkaitan. Selain itu, administrasi logistic tidak akan lepas dari ada form-form pendukung pencatatan.

Tanggung jawab Administrative Logistic (Admin logistik)

• Pengambilan data penerimaan barang (GRN) ke dalam Sistem ERP
• Melakukan tugas administratif (termasuk dokumen pendistribusian / collection / filling).
• Kompilasi laporan ketidaksesuaian dan ekspirmasikan penutupan dari perbedaan produk.
• Perbarui dan kompilasi laporan bulanan terkait logistik.
• Memelihara dan memperbarui catatan persediaan persediaan dan lokasi barang.
• Membantu menjawab panggilan masuk dan pengambilan pesan.
• Tugas logistik terkait lainnya yang ditugaskan.

Tugas Admin Logistik secara umum

• Lakukan proses untuk mengirimkan tagihan kode dan cek permintaan.
• Log data yang berkaitan dengan administrasi logistik ke dalam sistem pengiriman.
• Menyiapkan dokumentasi pengiriman dan mengembangkan hubungan yang baik dengan agen pengiriman (transportasi/ pengangkutan).
• Terlibat secara umum dalam pengadaan, pemrosesan pesanan.
• Berinteraksi dengan pelanggan sehubungan dengan jadwal bagian dan pengiriman yang mempertahankan basis data klien.
• Mempertahankan faktur database kinerja vendor.
• Menyiapkan catatan pengiriman untuk agen di lapangan untuk memastikan pengiriman dan korespondensi yang tepat waktu.
• Berinteraksi dengan pemasok eksternal yang terkait dengan pengiriman sampel untuk rekan departemen organisasi saat cuti atau tidak hadir.
• Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan departemen teknik untuk pergerakan barang atau barang perbaikan.
• Berinteraksi dengan pemasok eksternal dan internal sehubungan dengan penyampaian catatan umum bersamaan dengan tugas kantor.
• Berpartisipasi dalam administrasi catatan penjualan internal dan prosedur.
• Menerima pengiriman dan memastikan kualitas dan kuantitas
• Melacak dan memperlancar proses pembelian
• Membuat dan memelihara kontak dengan vendor dan pelanggan untuk memastikan pengiriman barang secara tepat waktu
• Berinteraksi dengan penyedia layanan logistik pihak ketiga
• Mengaudit biaya dan dokumentasi audit
• Memastikan keakuratan semua persediaan
• Menjaga komunikasi dengan staf gudang untuk memastikan tatanan kerja yang benar
• Meninjau ulang tagihan, faktur dan pesanan pembelian
• Pastikan semua pembayaran diproses tepat waktu
• Membantu pelanggan dengan menanggapi pertanyaan
• Memperbarui informasi pengiriman dalam database
• Atur file secara manual dan elektronik
• Memantau dan fasilitasi perintah perbaikan
• Mengkoordinasikan pengiriman untuk item yang diperbaiki atau dikembalikan
• Memastikan gudang memiliki ruang yang cukup untuk pengiriman masuk
• Memastikan semua item diberi nomor dan tag dengan benar
• Bertanggung jawab dalam pembuangan barang yang tidak berguna atau rusak
• Melakukan prosedur keselamatan untuk kendaraan transportast atau pengangkutan pengiriman
• Melakukan Rekonsiliasi penerimaan pengiriman

Persyaratan atau Pengalaman yang dibutuhkan admin logistik

• Berpengalaman dalam tugas administrasi dan pemasukan data (data entry).
• Mampu mengoperasikan komputer (MS Office dan MS Outlook).
• Kemampuan komunikasi yang baik.
• Mampu bekerja mandiri atau secara tim.
• Mampu bekerja di bawah tekanan.
• Menjaga sikap (attitude).