Skip to main content

Tugas & Tanggung Jawab Front Office / Resepsionis

Front Office / Resepsionis / Kantor depan
Pengertian Front Office / Resepsionis / Kantor depan
Frontoffice atau resepsionis atau staff kantor depan adalah area dimana pengunjung tiba dan pertama kali bertemu dengan seorang staf di suatu instansi atau perusahaan. Staf kantor depan akan menangani pertanyaan apa pun yang ditanyakan pengunjung, dan menempatkan mereka dalam kontak pertama dengan orang yang relevan di perusahaan tersebut. Istilah front office berbeda dengan istilah back office yang mengacu pada operasi perusahaan, personalia, akuntansi, penggajian dan departemen keuangan yang tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan.

Front office atau resepsionis menerima informasi tentang pelanggan dan kemudian akan meneruskan ke departemen terkait di perusahaan. Front office juga dapat menghubungi bagian pemasaran atau penjualan jika pelanggan memiliki pertanyaan seputar penjualan atau pemasaran. Front office atau resepsionis merupakan posisi penting karena posisi ini akan selalu berhubungan dengan pelanggan.

tugas dan tanggung jawab front office
Source Image: SlideShare

Pekerjaan yang paling umum bagi staf front office adalah melayani konsumen dan membantu secara internal di kantor. Staf yang bekerja di front office juga bisa menangani tugas sederhana, seperti mencetak dan mengetik tugas dan menyortir email. Meskipun staf kantor depan mungkin hanya perlu melakukan tugas seperti menjawab telepon, menggunakan printer dan mesin faks, pelatihan masih diperlukan untuk tugas ini. Front office terkait dengan sistem penyampaian layanan, dimana karyawan terlibat dengan pelanggan. Ini menggunakan parameter intensitas tenaga kerja untuk mengetahui karakteristik khas suatu layanan.

Front office merupakan "icon" perusahaan karena tugasnya memastikan pengunjung menerima sambutan yang hangat, hal ini juga termasuk mengkoordinasikan semua kegiatan di meja depan, termasuk panggilan, pemesanan dan layanan tamu. Manager staff ini harus menggabungkan kepribadian yang menyenangkan dengan sikap profesional yang dinamis untuk mengawasi dan memimpin tim. Dapat menangani keluhan secara efisien dan memiliki pendekatan layanan pelanggan yang solid.

Tugas & Tanggung jawab Front Office
  • Memastikan meja depan dalam keadaan rapi dan memiliki semua alat tulis dan materi yang diperlukan (misalnya pena, formulir dan selebaran informatif)
  • Melatih, mengawasi dan mendukung staf kantor, termasuk resepsionis, penjaga keamanan dan agen call center
  • Memastikan layanan pelanggan tepat waktu dan akurat
  • Menangani keluhan dan permintaan pelanggan tertentu
  • Memecahkan masalah keadaan darurat
  • Memantau stok dan pesan perlengkapan kantor
  • Memastikan distribusi surat yang benar
  • Menyiapkan dan pantau anggaran kantor
  • Menyimpan catatan biaya dan biaya kantor yang diperbarui
  • Memastikan kebijakan dan persyaratan keamanan perusahaan terpenuhi

Persyaratan Yang Dibutuhkan
  • Memiliki pengalaman kerja sebagai front office / resepsionis
  • Berpengalaman dengan mesin kantor (misalnya mesin faks dan printer)
  • Memiliki pengetahuan menyeluruh tentang layanan pelanggan, manajemen kantor dan prosedur pembukuan dasar
  • Mahir berbahasa Inggris (lisan dan tulisan)
  • Pengetahuan yang solid dari MS Office, khususnya Excel dan Word
  • Memiliki komunikasi yang baik dan keterampilan orang
  • Kemampuan organisasional dan multitasking yang baik
  • Keterampilan memecahkan masalah
Labels:

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Tugas & Tanggung Jawab Admin Sales (Admin Penjualan)

Administrator Sales / Admin Penjualan Pengertian Administrator Sales (Admin Penjualan) Administrator penjualan atau Admin Sales memainkan peran administratif utama dalam mendukung tim penjualan dan memberikan hubungan penting antara wiraniaga dan klien. Tugas admin sales penuh tantangan seperti melaporkan kepada eksekutif penjualan, bekerja di lingkungan yang penuh tantangan dan kompetitif, memproses semua dokumen yang terkait dengan penjualan dan mengatur janji bagi tenaga penjualan untuk mengunjungi pelanggan baru maupun pelanggan lama. Administrator Penjualan menghasilkan prospek klien, meningkatkan jumlah pelanggan, menjawab pertanyaan klien dan menyiapkan dokumentasi penjualan. Sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk mengkomunikasikan dan menangani informasi pelanggan. Source Image: kwik-staff.co.uk Administrator pendukung penjualan memberikan dukungan penting bagi tim penjualan perusahaan. Mereka menangani tugas administratif yang penting, seperti pemrosesan pesanan, dan ber...
Post a Comment
Read more

Pengertian Tugas & Tanggung Jawab Teller Bank

Pengertian Teller Bank Seorang teller bank adalah karyawan sebuah bank yang berhubungan langsung dengan sebagian besar pelanggan. Di beberapa tempat, karyawan ini dikenal sebagai kasir atau perwakilan pelanggan. Pekerjaan teller membutuhkan pengalaman yang erkaitan dengan penanganan uang tunai. Sebagian besar bank memberikan pelatihan on-the-job untuk pelatihan menjadi seorang teller ini. Teller dianggap sebagai "garis depan" dalam bisnis perbankan karena mereka adalah orang-orang pertama yang berkaitan langsung dengan pelanggan bank. Tugas seorang Teller bank Melayani penarikan, transfer dan penyetoran uang dari pelanggan. Melakukan pemeriksaan kas dan menghitung transaksi harian menggunakan komputer, kalkulator, atau mesin penghitung. Pemeriksaan Kas dan membayarkan penarikan uang pelanggan setelah memverifikasi data, jumlah uang dan memastikan akun pelanggan memiliki dana yang cukup untuk penarikan. Menerima cek dan uang tunai untuk deposit, memverifikasi jumlah, dan perik...
Post a Comment
Read more

Pengertian Tugas & Tanggung Jawab SATPAM (Security Guard)

Pengertian Satuan Pengamanan (Security Guard) Satuan Pengamanan atau sering juga disingkat Satpam adalah satuan kelompok petugas yang dibentuk oleh instansi/proyek/badan usaha untuk melakukan keamanan fisik (physical security) dalam rangka penyelenggaraan keamanan swakarsa di lingkungan kerjanya. Definisi lain menyebut satuan keamanan atau security guard adalah tim atau kelompok yang bertugas mengamankan aset dari tindakan kejahatan atau kerusakan. Fungsi Satuan Pengamanan (Security Guard) Melindungi dan mengayomi lingkungan /tempat kerjanya dari setiap gangguan keamanan, serta menegakkan peraturan dan tata tertib yang berlaku di lingkungan kerjanya Tugas umum Satuan Pengamanan (Security Guard) Tugas pokok yaitu menyelenggarakan keamanan dan ketertiban di lingkungan obyek pengamanan khususnya pengamanan fisik yang bersifat preventif. Mengamankan suatu aset, instansi, proyek, bangunan, properti atau tempat dan melakukan pemantauan peralatan, pengawasan, pemeriksaaa dan jalur akses, untu...
Post a Comment
Read more